KSeF 2026: czy i od kiedy musisz wystawiać faktury w KSeF

Krajowy System e-Faktur to platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzą faktury między firmami. Sprzedawca wysyła do systemu plik XML w strukturze FA (3). System sprawdza go, nadaje 35-znakowy numer KSeF i udostępnia fakturę nabywcy. Nabywca z polskim NIP pobiera ją sam albo przez program lub biuro rachunkowe.

Według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru. Konsumentowi i firmie z zagranicy przekazuje się ją w uzgodniony sposób, z kodem QR, który pozwala sprawdzić ją w systemie bez logowania. Więcej na stronie co to jest KSeF, a o budowie numeru w walidatorze numeru.

Obowiązek wszedł etapami. Największe firmy, ze sprzedażą w 2024 roku powyżej 200 000 000 zł brutto, wystawiają w KSeF od 1 lutego 2026 (art. 145l). Pozostałe od 1 kwietnia 2026, przy czym do 31 grudnia 2026 mogą wystawiać faktury poza systemem, dopóki suma faktur dla firm w miesiącu nie przekroczy 10 000 zł (art. 145m). W tym samym czasie kasy rejestrujące mogą drukować faktury, a paragony z NIP do 450 zł zastępują faktury uproszczone (art. 145n).

Ministerstwo wyjaśnia limit w pytaniach i odpowiedziach: liczy się brutto i miesiąc daty wystawienia, a po przekroczeniu prawo do faktur poza KSeF nie wraca. Od 1 stycznia 2027 numer KSeF trzeba podawać w przelewach między czynnymi podatnikami VAT (art. 108g). Szczegóły dla najmniejszych firm są na stronie KSeF dla małych firm.

Fakturą w KSeF jest plik XML zgodny ze wzorem FA (3), który od 1 lutego 2026 jest jedyną przyjmowaną strukturą. Ma stałe bloki: Podmiot1 to sprzedawca, Podmiot2 nabywca, sekcja Fa zawiera daty, pozycje, sumy w polach P_13 i P_14 dla każdej stawki oraz kwotę należności P_15. Opis pól publikuje ministerstwo na stronie struktury FA(3).

Bez programu taki plik trudno przeczytać, dlatego czytnik faktury zamienia go w zwykły układ, przelicza sumy z wierszy i drukuje do PDF. Jak liczyć pola sum przy wystawianiu, wyjaśnia strona e-faktura FA(3). Oryginałem pozostaje XML, przechowywany w systemie przez 10 lat.

Ustawa przewiduje cztery tryby szczególne. Offline24 z art. 106nda wybierasz z dowolnej przyczyny i wysyłasz fakturę najpóźniej w następnym dniu roboczym. Przy niedostępności ogłoszonej w BIP termin to następny dzień roboczy po jej końcu, przy awarii 7 dni roboczych po jej końcu, a przy awarii całkowitej ogłoszonej w mediach faktur się nie wysyła. Dni robocze liczymy bez weekendów i świąt, także bez Wigilii, która jest wolna od 2025 roku według ustawy o dniach wolnych od pracy.

Faktura przekazana nabywcy poza systemem ma kod QR: jeden z numerem KSeF, a przy fakturze offline dwa, z napisami OFFLINE i CERTYFIKAT. Link z kodu odczytasz albo zbudujesz w narzędziu do kodu QR, zgodnie ze stroną ministerstwa o kodach weryfikujących.

Art. 106ni przewiduje karę za fakturę wystawioną poza KSeF mimo obowiązku, za fakturę offline niezgodną ze wzorem i za spóźnioną wysyłkę: do 100 procent VAT z faktury albo do 18,7 procent kwoty brutto, gdy faktura nie ma VAT. Dla faktury na 12 300 zł z 2300 zł VAT górna granica to 2300,00 zł. Ustawa przewiduje stosowanie kar od 1 stycznia 2027.

Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 projekt przesunięcia na 1 stycznia 2028, opisany w komunikacie ministerstwa; to druk sejmowy nr 3245, jeszcze nie prawo. Kalkulator kar za KSeF pokazuje obie daty.

Do KSeF logujesz się profilem zaufanym, e-dowodem, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią firmy albo certyfikatem KSeF, a program tokenem lub certyfikatem. Certyfikaty można pobierać od 1 listopada 2025, a stare tokeny z KSeF 1.0 działają do 31 grudnia 2026. Spółka bez pieczęci składa zawiadomienie ZAW-FA. Szczegóły są na stronie token i uprawnienia.

Zanim wystawisz pierwszą prawdziwą fakturę, możesz poćwiczyć w środowisku testowym lub demo, gdzie faktury nie mają skutków prawnych. Zmiany względem poprzedniej wersji systemu opisuje strona KSeF 2.0.