Token KSeF i uprawnienia: jak logować się do systemu
Wybierz, kto ma się logować do KSeF. Narzędzie pokaże właściwą metodę, potrzebne zgłoszenia i terminy. Samo logowanie odbywa się zawsze na stronie ministerstwa.
Logujesz się przez
Profil zaufany lub e-dowód (węzeł krajowy), podpis kwalifikowany
Masz wszystkie uprawnienia od razu.
| Zawiadomienie ZAW-FA | nie |
| Tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 | działają do 31 grudnia 2026 |
| Certyfikat KSeF do pobrania | od 1 listopada 2025 |
§ 5, 6 i 13 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1815; logowanie zawsze na stronie Ministerstwa Finansów, nigdy przez tę stronę.
Przygotowuje Radif Partners · Metoda · ustawa o VAT, rozporządzenia i komunikaty MF sprawdzone 25 października 2026
Do KSeF loguje się osoba albo program, a każdy dostęp wynika z uprawnień. Właściciel jednoosobowej firmy wchodzi od razu, profilem zaufanym lub e-dowodem przez węzeł krajowy albo podpisem kwalifikowanym, i ma wszystkie uprawnienia. Spółka loguje się pieczęcią kwalifikowaną albo, jeśli jej nie ma, przez osobę wskazaną w zawiadomieniu ZAW-FA złożonym w urzędzie skarbowym, zgodnie z § 5 rozporządzenia o korzystaniu z KSeF. Ta osoba nadaje potem uprawnienia innym: pracownikom, biuru rachunkowemu, programowi. Program łączy się przez API tokenem KSeF albo certyfikatem KSeF, który można pobierać od 1 listopada 2025 i który jest ważny najwyżej 2 lata. Tokeny wygenerowane jeszcze w KSeF 1.0 działają do 31 grudnia 2026. Dawny tryb logowania profilem zaufanym zakończył się 13 lutego 2026. Ta strona nie jest stroną logowania i nigdy nie prosi o hasło, token ani certyfikat.
Metody logowania
| Kto | Czym się loguje | Zgłoszenie |
|---|---|---|
| jednoosobowa firma | profil zaufany lub e-dowód (węzeł krajowy), podpis kwalifikowany | nie |
| spółka z pieczęcią | pieczęć kwalifikowana | nie |
| spółka bez pieczęci | osoba z ZAW-FA, jej własne logowanie | ZAW-FA w urzędzie |
| biuro, pracownik | własny profil, podpis lub certyfikat | uprawnienie od firmy |
| program (API) | token lub certyfikat KSeF | uprawnienie od firmy |
Zasady opisują rozporządzenie o korzystaniu z KSeF i jego zmiana Dz.U. 2026 poz. 169, która skróciła stary tryb profilu zaufanego. Sprawdź swój przypadek w mini-narzędziu:
Logujesz się przez
Logujesz się przez
Własny profil zaufany, podpis lub certyfikat KSeF
| Zawiadomienie ZAW-FA | nie |
| Tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 | działają do 31 grudnia 2026 |
| Certyfikat KSeF do pobrania | od 1 listopada 2025 |
Certyfikaty KSeF
Od 1 listopada 2025 działa moduł certyfikatów i uprawnień. System wydaje dwa rodzaje certyfikatów: do uwierzytelniania, którym program loguje się zamiast tokenu, oraz offline, którym podpisuje się KOD II na fakturach wystawianych bez połączenia. Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata, a klucz prywatny zostaje u Ciebie. Szczegóły podaje strona o certyfikatach.
Uprawnienia
Uprawnienia są osobne dla wystawiania faktur, przeglądania faktur i zarządzania uprawnieniami; można je nadać osobie, firmie albo programowi i odebrać w każdej chwili. Ministerstwo opisuje je na stronie o uprawnieniach i autoryzacji. Dobra praktyka: biuro rachunkowe dostaje tylko to, czego potrzebuje, a program osobny token zamiast Twojego logowania.
Nowy token najlepiej najpierw wypróbować w środowisku testowym. O zmianach między wersjami systemu przeczytasz w KSeF 2.0, a o certyfikacie offline w trybach offline.
Jak bezpiecznie przechowywać token i certyfikat
Token i klucz prywatny certyfikatu traktuj jak hasło do konta bankowego. Nie wysyłaj ich e-mailem, nie zapisuj w arkuszu współdzielonym z innymi i nie podawaj na stronach, które obiecują pomoc w KSeF. Każdy program powinien mieć osobny token z uprawnieniami ograniczonymi do tego, czego potrzebuje, na przykład tylko do pobierania faktur kosztowych. Dzięki temu, gdy jeden token wycieknie, unieważniasz tylko jego, a pozostałe programy działają dalej.
Raz w roku warto przejrzeć listę nadanych uprawnień i tokenów: usunąć te, których nikt już nie używa, sprawdzić daty ważności certyfikatów i upewnić się, że biuro rachunkowe ma dostęp tylko do tego, czego potrzebuje. Ten przegląd zajmuje kilka minut, a zamyka najczęstsze luki.