Tryb offline KSeF: który tryb i do kiedy wysłać fakturę
Wybierz przyczynę, wpisz datę wystawienia i koniec awarii. Kalkulator liczy termin w dniach roboczych, pomijając weekendy i polskie święta, także Wigilię.
Wyślij fakturę do KSeF najpóźniej
28 grudnia 2026
Następny dzień roboczy po dniu wystawienia (art. 106nda ust. 2).
| Liczone od | 23 grudnia 2026 |
| Dni robocze | 1 |
| Pominięte dni wolne | 24 grudnia 2026 (Wigilia Bożego Narodzenia), 25 grudnia 2026 (Boże Narodzenie (pierwszy dzień)), 26 grudnia 2026 (Boże Narodzenie (drugi dzień)), 27 grudnia 2026 |
| Kody QR, gdy dajesz fakturę poza KSeF | dwa: OFFLINE i CERTYFIKAT |
Dni robocze: od poniedziałku do piątku, bez świąt z ustawy o dniach wolnych od pracy (z Wigilią od 2025 r.).
Przygotowuje Radif Partners · Metoda · ustawa o VAT, rozporządzenia i komunikaty MF sprawdzone 25 października 2026
Faktury nie zawsze da się wysłać do KSeF w chwili wystawienia, dlatego ustawa o VAT przewiduje cztery tryby szczególne. Offline24 z art. 106nda możesz wybrać z dowolnego powodu, na przykład gdy nie działa internet albo program; fakturę wysyłasz najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu. Przy niedostępności systemu ogłoszonej przez ministra w Biuletynie Informacji Publicznej termin to następny dzień roboczy po jej zakończeniu (art. 106nh). Przy awarii ogłoszonej w BIP i w oprogramowaniu masz 7 dni roboczych od jej końca, a gdy w tym czasie ogłoszono kolejną awarię, termin biegnie od nowa (art. 106nf). Tylko awaria całkowita, ogłoszona w mediach, zwalnia z wysyłki: faktury wystawiasz wtedy w dowolnej formie (art. 106ng). Dzień roboczy to dzień od poniedziałku do piątku, który nie jest świętem; od 2025 roku wolna jest także Wigilia, co przesuwa terminy w grudniu.
Cztery tryby w jednej tabeli
Ministerstwo zebrało zasady w tabeli trybów wystawiania faktur. W skrócie, według ustawy o VAT:
| Tryb | Kiedy | Termin wysyłki | Kody QR |
|---|---|---|---|
| offline24 (art. 106nda) | z dowolnej przyczyny | 1 dzień roboczy po wystawieniu | dwa |
| niedostępność (art. 106nh) | ogłoszona w BIP | 1 dzień roboczy po jej końcu | dwa |
| awaria (art. 106nf) | ogłoszona w BIP i w programie | 7 dni roboczych po jej końcu | dwa |
| awaria całkowita (art. 106ng) | ogłoszona w mediach | bez wysyłki | brak |
Jeżeli w trakcie offline24 ogłoszono awarię, stosuje się art. 106nha: termin liczysz według zasad awarii. Szczegóły każdego trybu opisują strony o trybie offline24 i o trybie awaryjnym.
Dwa przykłady z kalendarza
Faktura przed świętami. Firma wystawia fakturę offline24 23 grudnia 2026. Następny dzień roboczy nie przypada 24 grudnia, bo Wigilia jest wolna od 2025 roku według ustawy o dniach wolnych od pracy; potem są dwa dni świąt i niedziela. Termin wysyłki to 28 grudnia 2026.
Awaria przed Wielkanocą. Ministerstwo ogłasza koniec awarii 2 kwietnia 2026. 7 dni roboczych pomija weekend wielkanocny i Poniedziałek Wielkanocny, więc faktury trzeba wysłać do 14 kwietnia 2026.
Co grozi za spóźnienie
Wysłanie faktury offline po terminie jest jednym z naruszeń z art. 106ni. Kara może wynieść do 100 procent VAT z faktury, ale zacznie obowiązywać najwcześniej w 2027 roku, a rządowy projekt przesuwa ją o kolejny rok. Szacunek dla swojej faktury policzysz tutaj:
Kara maksymalna za tę fakturę
Kara maksymalna za tę fakturę
2300,00 zł
| Obecna ustawa (od 1 stycznia 2027) | kara możliwa |
| Projekt, druk nr 3245 (od 1 stycznia 2028) | brak kary |
| Termin zapłaty kary | 14 dni od doręczenia decyzji |
Faktura offline przekazana nabywcy poza KSeF musi mieć dwa kody QR: KOD I z napisem OFFLINE i KOD II z napisem CERTYFIKAT, opisane w przewodniku po kodach QR. Do kodu II potrzebny jest certyfikat KSeF typu offline, o którym piszemy w tokenach i uprawnieniach.
Jak przygotować firmę na brak połączenia
Tryb offline działa tylko wtedy, gdy masz go przygotowany wcześniej. Program do faktur musi umieć zapisać plik FA(3) bez wysyłki i dodać oba kody QR, a firma musi mieć pobrany certyfikat KSeF typu offline. Ustal też, kto pilnuje wysyłki zaległych faktur po powrocie połączenia, bo termin biegnie niezależnie od tego, czy ktoś o nim pamięta. Przy dłuższych awariach śledź komunikaty ministerstwa: od ogłoszonego końca awarii liczy się siedem dni roboczych.