Obowiązek KSeF: kogo dotyczy i które faktury są wyłączone
Wybierz, komu i jak wystawiasz fakturę. Narzędzie powie, czy musi ona przejść przez KSeF, czy może, czy wręcz nie wolno jej tam wysłać.
Ta faktura
Dobrowolnie
Brak obowiązku; możesz wystawić ją w KSeF, jeśli chcesz.
| Liczy się do limitu 10 000 zł | nie |
| Kod QR na wydruku lub PDF | nie |
| Przechowywanie w KSeF | 10 lat |
Podstawa: art. 106gb ustawy o VAT, rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740, strona MF „Zakres obowiązkowego KSeF”.
Przygotowuje Radif Partners · Metoda · ustawa o VAT, rozporządzenia i komunikaty MF sprawdzone 25 października 2026
Obowiązek KSeF wynika z art. 106ga ustawy o VAT i dotyczy podatników, którzy mają w Polsce siedzibę działalności albo stałe miejsce prowadzenia działalności uczestniczące w transakcji. Obejmuje faktury dla firm, także zagranicznych: fakturę dla nabywcy z zagranicy wystawiasz w KSeF, a przekazujesz mu ją w uzgodniony sposób, z kodem QR. Faktury dla konsumentów możesz wystawiać w systemie, ale nie musisz. Do KSeF nie wolno wysyłać faktur w procedurach OSS dla podmiotów spoza Unii i IOSS, faktur za okazjonalny przewóz osób autokarem zarejestrowanym poza Polską ani faktur w unijnej procedurze SME z art. 113a. Rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740 wyłącza z obowiązku między innymi jednorazowe bilety i opłaty za autostrady wystawiane jako faktury uproszczone, zwolnione usługi finansowe i ubezpieczeniowe na takich fakturach oraz samofakturowanie przez nabywcę bez polskiego NIP; te faktury zostają poza systemem. Faktury pro forma i noty nie są fakturami, więc do systemu nie trafiają. Do 31 grudnia 2026 poza KSeF zostają też faktury z kas rejestrujących.
Musi, może, nie wolno
| Faktura | KSeF | Podstawa |
|---|---|---|
| dla firmy z polskim NIP | musi | art. 106ga ust. 1 |
| dla firmy z zagranicy | musi, przekazanie poza systemem | art. 106gb ust. 4 |
| dla konsumenta | może | art. 106gb ust. 4 pkt 6 |
| z kasy rejestrującej, paragon z NIP | poza KSeF do 31 grudnia 2026 | art. 145n |
| sprzedawca bez siedziby i stałego miejsca w Polsce | może | art. 106ga ust. 2 |
| OSS nieunijny, IOSS | nie wolno | art. 106ga ust. 2 |
| procedura SME z art. 113a | nie wolno | art. 106ga ust. 2 |
| okazjonalny przewóz osób z zagranicy | nie wolno | art. 106ga ust. 2 |
| bilet jednorazowy, autostrada, zwolniona usługa finansowa (faktura uproszczona) | poza KSeF | rozporządzenie poz. 1740, § 2 |
| pro forma, nota obciążeniowa | nie jest fakturą | - |
| VAT RR | może, od 1 kwietnia 2026 | FA_RR |
Wyłączenia z art. 106ga ustawy o VAT są zamknięte: jeśli Twojej faktury nie ma na liście, a nabywcą jest firma, faktura idzie do KSeF. Dodatkowe przypadki faktur wystawianych poza systemem wymienia rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1740; jedynie samofakturowanie przy dostawie wewnątrzwspólnotowej przez nabywcę z unijnym numerem VAT może dobrowolnie trafić do KSeF.
Siedziba i stałe miejsce prowadzenia działalności
Obowiązek zależy od tego, gdzie jest wystawca. Firma z siedzibą w Polsce zawsze wystawia w KSeF. Firma zagraniczna ma obowiązek tylko wtedy, gdy jej stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce uczestniczy w danej sprzedaży. Taka ocena wymaga znajomości faktów, dlatego narzędzie pokazuje ją jako osobną opcję, a ministerstwo opisuje ją na stronie o zakresie obowiązku.
Gdy obowiązek już Cię dotyczy
Sprawdź termin dla swojej firmy i to, czy mieścisz się w limicie przejściowym:
Faktury w KSeF obowiązkowo od
Faktury w KSeF obowiązkowo od
1 stycznia 2027
| Odbiór faktur w KSeF | od 1 lutego 2026 |
| Limit 10 000 zł miesięcznie | korzystasz do 31 grudnia 2026 |
| Paragon z NIP i faktura z kasy | poza KSeF do 31 grudnia 2026 |
| Kary z art. 106ni | od 1 stycznia 2027 (ustawa); projekt: 1 stycznia 2028 |
Faktura dla firmy zagranicznej i dla konsumenta, przekazana poza systemem, musi mieć kod QR; zasady opisuje strona o kodzie QR. Jak nabywca dostaje fakturę i od kiedy jest ona otrzymana, wyjaśnia strona co to jest KSeF. Daty wszystkich etapów są w kalendarzu KSeF.
Przykłady z praktyki
Polska firma sprzedaje do Czech. Wystawia fakturę w KSeF, bo ma siedzibę w Polsce, i wysyła ją czeskiemu nabywcy e-mailem z kodem QR. Niemiecki przewoźnik bez oddziału w Polsce. Nie ma obowiązku, ale może wystawiać faktury w KSeF dobrowolnie. Sklep internetowy dla konsumentów. Faktury dla osób prywatnych nie muszą trafiać do systemu; gdy kupuje firma z NIP, faktura idzie do KSeF. Autostrada i bilet kolejowy. Faktura uproszczona w formie biletu zostaje poza systemem.
Gdy faktura dokumentuje kilka różnych czynności, o kanale decyduje nabywca i sposób wystawienia, a nie rodzaj towaru. W razie wątpliwości lepiej wystawić fakturę w KSeF, o ile przepis tego nie zabrania, niż ryzykować fakturę poza systemem.
Lista wyłączeń jest krótka, więc w większości firm odpowiedź brzmi po prostu: faktury dla firm idą do KSeF. Narzędzie powyżej pozwala sprawdzić nietypowe przypadki jeden po drugim, zanim ustawisz program do faktur.