Jak liczą i czytają narzędzia

Wszystkie narzędzia tej strony działają w Twojej przeglądarce. Faktura XML, którą otwierasz, numer, który sprawdzasz, i kwoty, które wpisujesz, zostają na Twoim urządzeniu: nie ma wysyłki, konta ani zapisu. Podstawą są przepisy z Dziennika Ustaw, strony Ministerstwa Finansów i dokumentacja techniczna KSeF 2.0. Stan naszej ostatniej lektury: 25 października 2026.

Reguły obowiązku i terminów

Kalkulatory obowiązku, terminów, limitu i kar czytają wartości z jednego pliku, w którym każda liczba ma źródło i datę odczytu. Stamtąd pochodzą: odbiór faktur w KSeF od 1 lutego 2026, wystawianie od 1 lutego 2026 dla firm ze sprzedażą w 2024 r. powyżej 200 000 000 zł (art. 145l) i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, limit 10 000 zł brutto miesięcznie do 31 grudnia 2026 (art. 145m) oraz kasy i paragony z NIP do 450 zł poza KSeF do tego samego dnia (art. 145n), według ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203). Wyłączenia z obowiązku biorą się z rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1740 i ze strony Ministerstwa Finansów o zakresie obowiązkowego KSeF.

Limit liczymy tak, jak wyjaśnia Ministerstwo: tylko faktury, które trzeba wystawić w KSeF, w miesiącu daty wystawienia, a prawo do faktur poza KSeF wygasa od faktury, która przekracza limit, i nie wraca w kolejnych miesiącach (pytania 9–14).

Kary

Symulator kar stosuje art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT: do 100% VAT z faktury albo do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie ma VAT. Przepis wchodzi w życie 1 stycznia 2027 według art. 23 pkt 4 ustawy z 16 czerwca 2023 r. w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r.. Projekt przesunięcia na 1 stycznia 2028 (druk nr 3245) pokazujemy obok, z napisem „projekt”, dopóki nie zostanie uchwalony i ogłoszony.

Tryby offline i dni robocze

Terminy wysyłki faktur offline liczymy według art. 106nda ust. 2, 106nf ust. 4 i 106nh ust. 2. Dzień roboczy to dla nas dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem świąt z ustawy o dniach wolnych od pracy: Nowy Rok, Trzech Króli, Wielkanoc i poniedziałek wielkanocny, 1 i 3 maja, Zielone Świątki, Boże Ciało, 15 sierpnia, 1 i 11 listopada, a od 2025 r. także Wigilia, oraz 25 i 26 grudnia. Datę Wielkanocy obliczamy algorytmem kalendarza gregoriańskiego. Tak liczy też przykład w dokumentacji API KSeF, w którym sobota nie jest dniem roboczym.

Czytnik faktury FA(3)

Czytnik rozpoznaje element Faktura w przestrzeni nazw schematu FA(3) i pokazuje strony transakcji, pozycje, sumy według stawek (pola P_13 i P_14), należność ogółem (P_15), adnotacje, płatność i stopkę. Sprawdza sumę kontrolną NIP, zgodność sum pozycji z polami P_13 i to, czy należność ogółem równa się sumie netto i VAT. Nie sprawdza pliku względem schematu XSD ani nie potwierdza, że faktura istnieje w KSeF: to robi wyłącznie system Ministerstwa.

Kod QR i numer KSeF

Link weryfikacyjny KOD I składamy według dokumentacji: adres qr.ksef.mf.gov.pl, NIP sprzedawcy, data wystawienia w postaci DD-MM-RRRR i skrót SHA-256 pliku zakodowany w Base64URL. Skrót liczy przeglądarka (WebCrypto) z bajtów pliku. Numer KSeF sprawdzamy sumą kontrolną CRC-8 (wielomian 0x07) z pierwszych 32 znaków, zgodnie z dokumentacją API KSeF 2.0. Kodu II (certyfikat offline) nie generujemy, bo wymaga klucza prywatnego.

Testy

• Czytnik przechodzi na przykładowej fakturze FA(3) z repozytorium ksef-pdf-generator Ministerstwa Finansów (licencja MIT): wszystkie sumy i NIP-y się zgadzają.
• Suma kontrolna przykładowego numeru z dokumentacji API wychodzi taka sama jak w dokumentacji.
• Kalendarz świąt na lata od 2025 do 2030 i terminy offline wokół Wielkanocy, Bożego Ciała i świąt grudniowych są sprawdzane testami automatycznymi przy każdej zmianie.
• Licznik limitu przechodzi przykłady z odpowiedzi Ministerstwa (faktura liczona w miesiącu wystawienia, brak powrotu prawa po przekroczeniu).

Granice

Narzędzia dają ocenę według przepisów, nie poradę podatkową. Nie znają Twoich umów ani księgowości. Wyniki dla firm zagranicznych ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce są uproszczone: rozstrzyga, czy to miejsce uczestniczy w sprzedaży. Ta strona nie jest systemem KSeF, nie loguje do niego i nie wystawia faktur.

Aktualizacje

Czytamy regularnie Dziennik Ustaw, strony KSeF Ministerstwa Finansów i komunikaty o środowiskach. Zmiana trafia na stronę dopiero wtedy, gdy wszystkie testy znowu przechodzą. Błędy zgłaszaj przez stronę kontaktu; jak poprawiamy, opisuje polityka redakcyjna.