Numer KSeF: sprawdź, czy numer faktury jest poprawny
Wklej numer KSeF z faktury lub potwierdzenia. Walidator rozłoży go na NIP, datę i identyfikator i policzy sumę kontrolną, zanim wpiszesz go do przelewu czy księgi.
Numer KSeF
Poprawny
Budowa i suma kontrolna się zgadzają. Czy faktura istnieje, pokaże tylko KSeF.
| Rodzaj | faktura |
| NIP wystawcy | 5265877635 |
| Data przyjęcia w KSeF | 26 sierpnia 2025 |
| Suma kontrolna CRC-8 | AF / oczekiwana AF |
Przygotowuje Radif Partners · Metoda · ustawa o VAT, rozporządzenia i komunikaty MF sprawdzone 25 października 2026
Numer KSeF to identyfikator, który system nadaje każdej przyjętej fakturze. Ma zawsze 35 znaków i cztery części rozdzielone łącznikami: 10 cyfr NIP wystawcy, datę przyjęcia w formacie rok, miesiąc, dzień, 12 znaków szesnastkowych identyfikatora technicznego i 2 znaki sumy kontrolnej. Suma kontrolna to CRC-8 policzone z pierwszych 32 znaków, więc pomyłka przy przepisywaniu prawie zawsze ją psuje. Numer ma znaczenie prawne: według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT faktura jest otrzymana w dniu nadania numeru, a od 1 stycznia 2027 czynny podatnik VAT, który płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi za fakturę z KSeF, musi podać ten numer w tytule przelewu, zgodnie z art. 108g. Walidator sprawdza budowę numeru i sumę kontrolną na miejscu, bez łączenia się z KSeF; nie potwierdza, że faktura o tym numerze istnieje w systemie.
Z czego składa się numer
Budowę numeru opisuje strona ministerstwa o numerze KSeF i dokumentacja API KSeF 2.0. Przykład z dokumentacji:
5265877635-20250826-0100001AF629-AF
| Część | Znaki | W przykładzie |
|---|---|---|
| NIP wystawcy | 10 cyfr | 5265877635 |
| data przyjęcia | 8 cyfr, RRRRMMDD | 20250826 |
| identyfikator techniczny | 12 znaków: cyfry i litery od A do F | 0100001AF629 |
| suma kontrolna CRC-8 | 2 znaki szesnastkowe | AF |
Razem z trzema łącznikami daje to 35 znaków. Suma kontrolna liczy się wielomianem 0x07 od wartości początkowej zero, z 32 znaków przed ostatnim łącznikiem. Dla przykładu wychodzi AF, tak jak w numerze.
Gdzie numer ma skutki prawne
- Dzień otrzymania faktury. Według art. 106na ust. 3 ustawy o VAT jest to dzień nadania numeru, ważny przy odliczeniu VAT.
- Urzędowe poświadczenie odbioru. Numer pojawia się w potwierdzeniu, które system wydaje po przyjęciu faktury; opisuje to strona o potwierdzeniu transakcji.
- Przelew. Od 1 stycznia 2027 numer podajesz w tytule przelewu za fakturę z KSeF, gdy obie strony są czynnymi podatnikami VAT (art. 108g), niezależnie od kwoty i od tego, czy płacisz w podzielonej płatności.
- Kod QR. Pod kodem I faktury wystawionej online drukuje się właśnie ten numer, co opisuje przewodnik po kodzie QR.
Kiedy numeru jeszcze nie ma
Faktura offline dostaje numer dopiero po wysłaniu. Ile masz na to czasu, policzysz tutaj:
Wyślij fakturę do KSeF najpóźniej
Wyślij fakturę do KSeF najpóźniej
28 grudnia 2026
| Liczone od | 23 grudnia 2026 |
| Dni robocze | 1 |
| Pominięte dni wolne | 24 grudnia 2026 (Wigilia Bożego Narodzenia), 25 grudnia 2026 (Boże Narodzenie (pierwszy dzień)), 26 grudnia 2026 (Boże Narodzenie (drugi dzień)), 27 grudnia 2026 |
| Kody QR, gdy dajesz fakturę poza KSeF | dwa: OFFLINE i CERTYFIKAT |
Numer znajdziesz w nagłówku pobranego pliku i w czytniku faktury, który pokazuje go razem z danymi stron.
Numer w księgach i w korespondencji
Numer KSeF warto zapisywać w ewidencji zakupu i sprzedaży obok numeru faktury nadanego przez wystawcę. To dwa różne identyfikatory: numer z pola P_2 nadaje sprzedawca według własnej numeracji, a numer KSeF nadaje system i jest unikalny w całej Polsce. W rozmowie z kontrahentem, w reklamacji i przy korekcie podawaj oba. Faktura korygująca musi wskazywać numer KSeF faktury, którą koryguje, więc bez niego korekta zostanie odrzucona albo będzie niepełna.
Gdy płacisz kilka faktur jednym przelewem, możesz użyć zbiorczego identyfikatora z KSeF zamiast wymieniać wszystkie numery. Walidator na tej stronie sprawdza pojedyncze numery, a zbiorczy identyfikator ma inną budowę.
Walidator przydaje się też przy imporcie danych z banku lub programu księgowego: wklej numer z tytułu przelewu, a od razu zobaczysz, czy nie został obcięty lub zniekształcony przez system bankowy, który skraca długie tytuły.