KSeF dla małych firm: co musi zrobić jednoosobowa działalność
Wpisz średnią kwotę faktury dla firm i ich liczbę w miesiącu. Kalkulator powie, czy mieścisz się w limicie i ile faktur zostaje do progu.
Faktury dla firm w miesiącu
7380 zł
Mieścisz się w limicie 10 000 zł: do 31 grudnia 2026 możesz wystawiać poza KSeF.
| Zapas do limitu | 2620 zł |
| Ile takich faktur mieści się w miesiącu | 4 |
| KSeF obowiązkowy dla wszystkich | 1 stycznia 2027 |
Liczą się tylko faktury, które trzeba wystawić w KSeF: bez faktur konsumenckich, z kasy i paragonów z NIP (art. 145m, 145n; MF, pytania od 9 do 12).
Przygotowuje Radif Partners · Metoda · ustawa o VAT, rozporządzenia i komunikaty MF sprawdzone 25 października 2026
Mała firma, także jednoosobowa działalność i podatnik zwolniony z VAT, jest w KSeF od 1 lutego 2026 jako odbiorca: faktury od dostawców przychodzą do systemu i stamtąd się je pobiera. Wystawianie w KSeF obowiązuje ją od 1 kwietnia 2026, z ułatwieniem do 31 grudnia 2026: jeśli faktury dla firm nie przekraczają w miesiącu 10 000 zł brutto, może je wystawiać jak dotąd, papierowo lub w PDF. Faktury dla konsumentów nie muszą trafiać do KSeF w ogóle, a faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł zostają poza systemem do końca 2026 roku. Do wystawiania nie trzeba kupować programu: ministerstwo udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF w przeglądarce. Trzeba natomiast zadbać o logowanie i uprawnienia, zwłaszcza dla biura rachunkowego. Przy trzech fakturach po 2 460 zł miesięcznie suma to 7380 zł, czyli limit wystarcza.
Trzy sytuacje małej firmy
| Sytuacja | Odbiór w KSeF | Wystawianie w KSeF |
|---|---|---|
| faktury dla firm do 10 000 zł miesięcznie | od 1 lutego 2026 | może poczekać do 1 stycznia 2027 |
| faktury dla firm powyżej 10 000 zł | od 1 lutego 2026 | od 1 kwietnia 2026 |
| sprzedaż tylko dla konsumentów | od 1 lutego 2026 | nie ma obowiązku |
Limit działa według art. 145m ustawy o VAT: liczysz brutto faktur dla firm z miesiąca ich wystawienia, a po przekroczeniu prawo do faktur poza systemem wygasa na stałe. Ministerstwo wyjaśnia to w odpowiedziach o limicie. Policz swój przypadek:
Faktury dla firm w miesiącu
Faktury dla firm w miesiącu
7380 zł
| Zapas do limitu | 2620 zł |
| Ile takich faktur mieści się w miesiącu | 4 |
| KSeF obowiązkowy dla wszystkich | 1 stycznia 2027 |
Kasa rejestrująca i paragony z NIP
Do 31 grudnia 2026 faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej i paragony z NIP do 450 zł lub 100 euro, uznane za faktury uproszczone, mogą zostać poza KSeF. Nie wliczają się też do limitu. Od 1 stycznia 2027 fakturę dla firmy trzeba już wystawić w systemie, nawet jeśli sprzedaż zarejestrowała kasa.
Jak zacząć bez kosztów
- Zaloguj się do systemu profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym; sposoby opisuje strona token i uprawnienia.
- Jeśli korzystasz z biura rachunkowego, nadaj mu uprawnienia, zgodnie ze stroną ministerstwa o uprawnieniach.
- Przećwicz wystawienie faktury w środowisku demo lub w środowisku testowym.
- Pobierz certyfikat offline, gdy chcesz wystawiać faktury bez połączenia.
Pobraną fakturę od dostawcy otworzysz w czytniku FA(3). Który dokument w ogóle idzie do KSeF, sprawdzisz na stronie obowiązek KSeF, a zakres obowiązku opisuje też strona ministerstwa.
Najczęstsze sytuacje w małej firmie
Usługi dla kilku stałych klientów. Grafik czy programista z trzema fakturami miesięcznie zwykle mieści się w limicie, ale jedno większe zlecenie wystarczy, by go przekroczyć na stałe. Lepiej od razu przejść na KSeF niż pilnować sumy co miesiąc. Sklep z kasą. Do końca 2026 roku faktura z kasy może zostać poza systemem; od stycznia 2027 roku fakturę dla firmy trzeba wystawić w KSeF, więc kasa i program muszą współpracować. Wynajem lokalu firmie. Osoba wynajmująca prywatnie, ale będąca podatnikiem VAT, wystawia faktury najemcy-firmie w KSeF tak jak każdy przedsiębiorca.
Jeśli prowadzisz firmę sezonowo, pamiętaj, że limit liczy się w każdym miesiącu osobno, ale po jednym przekroczeniu nie wraca. Grudzień z dużą sprzedażą może więc przesądzić o tym, że w styczniu i tak wystawiasz w KSeF, choć od stycznia 2027 roku obowiązek i tak obejmuje wszystkich.