E-faktura FA(3): struktura faktury i pola sum
Wpisz kwoty netto w każdej stawce. Kalkulator poda wartości pól P_13, P_14 i P_15 tak, jak powinny stać w pliku FA(3).
Należność ogółem (pole P_15)
1446,00 zł
W tym VAT 246,00 zł. Tak te kwoty trafiają do pliku FA(3).
| P_13_1 | 1000,00 zł |
| P_14_1 | 230,00 zł |
| P_13_2 | 200,00 zł |
| P_14_2 | 16,00 zł |
VAT liczony od sumy netto w danej stawce, zaokrąglony do pełnego grosza (art. 106e ust. 11 ustawy o VAT). Pola według schematu FA(3) 1-0E.
| Pole | Kwota |
|---|---|
P_13_1 | 1000,00 zł |
P_14_1 | 230,00 zł |
P_13_2 | 200,00 zł |
P_14_2 | 16,00 zł |
P_15 | 1446,00 zł |
Przygotowuje Radif Partners · Metoda · ustawa o VAT, rozporządzenia i komunikaty MF sprawdzone 25 października 2026
E-faktura w KSeF, czyli faktura ustrukturyzowana, to plik XML zgodny z wzorem FA (3), opublikowanym przez Ministerstwo Finansów 25 czerwca 2025. Od 1 lutego 2026 jest to jedyna struktura, którą system przyjmuje w produkcji, w wersji schemy 1-0E. Plik ma stałe bloki: Naglowek z kodem formularza, Podmiot1 ze sprzedawcą, Podmiot2 z nabywcą, opcjonalny Podmiot3 dla innych stron, sekcję Fa z danymi faktury i pozycjami oraz Stopka. Kwoty podsumowania stoją w polach o stałych nazwach: P_13_1 i P_14_1 to netto i VAT w stawce 23 procent, P_13_2 i P_14_2 w stawce 8 procent, P_13_3 i P_14_3 w stawce 5 procent, P_13_7 to sprzedaż zwolniona, a P_15 kwota należności ogółem. Zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT kwoty podatku zaokrągla się do pełnych groszy. Dla 1 000 zł netto w stawce 23 procent i 200 zł w stawce 8 procent P_15 wynosi 1446,00 zł.
Bloki pliku FA(3)
| Blok | Zawartość | Obowiązkowy |
|---|---|---|
Naglowek | kod FA (3), wariant, data wytworzenia, system | tak |
Podmiot1 | sprzedawca: NIP, nazwa, adres | tak |
Podmiot2 | nabywca: NIP lub inny identyfikator, nazwa, adres | tak |
Podmiot3 | odbiorca, płatnik, JST, członek grupy VAT | nie |
Fa | daty, numer, waluta, sumy, adnotacje, pozycje, płatność | tak |
Zalacznik | dane dodatkowe w tabelach | nie |
Stopka | informacje dodatkowe, rejestry | nie |
Pełny opis pól publikuje ministerstwo na stronie struktury logicznej FA(3), a definicję faktury ustrukturyzowanej na stronie o strukturze FA. Przestrzeń nazw pliku to http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/.
Pola sum w przykładzie
| Pole | Kwota |
|---|---|
P_13_1 | 1000,00 zł |
P_14_1 | 230,00 zł |
P_13_2 | 200,00 zł |
P_14_2 | 16,00 zł |
P_15 | 1446,00 zł |
VAT razem: 246,00 zł. Kwoty podatku zaokrągla się do grosza według art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Sumy z pliku od kontrahenta sprawdzisz w czytniku FA(3), który liczy je z pozycji i porównuje z polami.
Najczęstsze błędy w plikach
- suma P_15 różni się od netto plus VAT o grosze, bo VAT liczono od pozycji, a sumę od stawek;
- brak pola P_6 z datą dostawy, gdy różni się od daty wystawienia;
- adnotacja o podzielonej płatności pominięta przy kwocie powyżej 15 000 zł i towarach z załącznika 15;
- faktura korygująca bez numeru KSeF faktury korygowanej.
Ministerstwo udostępnia otwarty generator wizualizacji, który pokazuje, jak plik wygląda na papierze. Zanim wyślesz fakturę, możesz jeszcze raz sprawdzić, czy trafia do KSeF:
Ta faktura
Ta faktura
Obowiązkowo w KSeF
| Liczy się do limitu 10 000 zł | tak |
| Kod QR na wydruku lub PDF | tak, gdy dajesz ją poza KSeF |
| Przechowywanie w KSeF | 10 lat |
Dane obowiązkowe a pola opcjonalne
Struktura FA(3) zawiera znacznie więcej pól, niż wymaga ustawa. Obowiązkowe są dane z art. 106e ustawy o VAT: data wystawienia, kolejny numer, dane i NIP stron, data dostawy, jeśli różni się od daty wystawienia, nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość netto, stawka, suma netto i podatku w każdej stawce oraz kwota należności. Pola opcjonalne, takie jak warunki płatności, rachunek bankowy czy numer zamówienia, ułatwiają rozliczenie, ale ich brak nie czyni faktury wadliwą.
Schema sprawdza, czy plik ma właściwą budowę i typy danych, ale nie sprawdza, czy kwoty się sumują ani czy stawka pasuje do towaru. Za to odpowiada wystawca. Dlatego dobry program, a także czytnik na tej stronie, liczy sumy niezależnie od tego, co stoi w polach, i pokazuje rozbieżności.
Przy fakturach w walucie obcej pamiętaj o polach z kwotą podatku w złotych, a przy fakturach z różnymi stawkami o tym, że każda stawka ma własną parę pól P_13 i P_14. Kalkulator powyżej pokazuje tylko pola, które w danym przypadku trzeba wypełnić.